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第○条【採用時の提出書類】
１　従業員に採用された者は、次の書類を採用日から２週間以内に提出しなければならない。
(1)　履歴書
(2)　住民票記載事項証明書等、氏名、住所、生年月日が記載された公的証明書
(3)　職歴のある者にあっては、年金手帳及び雇用保険被保険者証
(4)　その他会社が指定するもの

２　前項の提出書類の記載事項に変更を生じたときは、速やかに書面で変更事項を届け出なければならない。

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■リスク

１．入社後に無免許若しくは免停中であることが発覚した。若しくは、安全運転ができない者だった。

２．不正を行い、そのまま一方的に退職して行方がわからなくなってしまったが、身元保証人を設定していなかった。

３．履歴書・職務経歴書に「職歴が全て入っているか?」を確認していなかったが、退職癖（少し困難なことが起こるとすぐ辞めてしまう）がある者だった。

■解説

１．まず、上記の記載例では少なすぎます。一応「その他会社が指定するもの」と記載はありますが、ミスを防ぐためには、必要なものをきちんと明示しておくべきです。

２．応募時と採用時に必要なものを分けて記載しておくべきでしょう。

３．採用日から２週間となっていますが、遅くとも労働契約の締結時までに提出させるべきです。

４．車両を使用する場合は、免許証以外に「運転記録証明書」の提出をおすすめします。運転記録証明書は自動車安全運転センターが発行するもので、ドライバーの過去5年の交通違反、交通事故、運転免許の行政処分の記録について証明してくれます。これを見ることで、安全運転ができる人なのかの判断ができます。最寄りの交番・警察署に申込み用紙があり、免許証番号などを記入し、手数料700円とともに郵便局に提出すれば後日送付されてきます。また、安全運転に関する誓約書も提出してもらいます。車両に関しては、いろんなリスクがあるため、後日まとめて記載します。

５．新卒者を採用することがある場合には、採用内定取消事由を明示しておきます。当然、個別に交付する採用内定通知にも盛り込んでおきます。

６．古い就業規則では、戸籍謄本や住民票を提出させるようになっているものが見受けられます。住民票記載事項証明書を使用するように行政指導が行われています。

７．誓約書・身元保証書の提出を義務付けます。身元保証人に関しては別に書きます。

８．職歴がある場合は、前に勤めていた会社から、「退職証明書」を出してもらうようにします。前の会社を円満退職しているかどうかの確認です。退職証明書は退職者から請求された場合には、出さなくてはならないことになっています。（労働基準法第22条）しかし、前の会社でトラブルを起こして辞めているような人は、前の会社に頼めないでしょう。トラブルメーカーは、爆弾を抱えるようなものですので、これではじきます。また、研究開発職や営業職では、退職時に、競業避止義務等の誓約をしていることもあり、採用後、前の会社とトラブルになってしまう可能性がありますので、そのあたりのリスクを防ぎます。

９．健康診断書は、採用時に出してもらうことが多いと思いますが、応募時に出してもらうことも可能です。どちらでも良いと思いますが、労働契約締結の前までには出してもらいます。できれば、提出の際に、既往症の確認もしておくとよいでしょう。具体的には、健康診断書に、「既往症（精神疾患を含む）の申告書」を添付してもらいます。採用の面接では、見分けられなかった精神疾患が入社後に発覚した場合に、トラブルになりますので。

１０．期限までに必要書類を提出しない場合や、変更事項を届け出ない場合の措置を記載しておく必要があるでしょう。

１１．私の場合は、労働条件や制約事項を盛り込んだ労働契約書を締結するようにしています。（労働契約を締結するのは、必要書類をすべて提出した後です。未提出書類があるうちは、締結しません。）

採用に関しては、「あまり厳しくすると、いい人を採用できない」という考えの社長さんが多いですが、それは間違いです。「採用の条件が厳しいから」とか「提出物が多いから」いい人を採用できないのではありません。採用される側の立場で考えれば、「この会社で働きたい」と思ったら、提出物が多いことなどは、小さなことです。
当事務所では、「人」に関して、特に採用に関しては妥協しないようにアドバイスしています。採用した後で、「雇用のミスマッチ」に気付くのは、労使双方にとって、すごく無駄ですので。

■対策済み記載例

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第○条     (応募時の提出書類)
会社に入社を希望する者は、次に掲げる書類を所定の期日までに会社に提出しなければならない。ただし、会社が不要と認めた者はその一部を省略する事ができる。
(1)　履歴書(提出日前3ケ月以内に撮影した写真添付)
(2)　卒業(見込)証明書及び学業成績証明書(新規学卒者の場合)
(3)　各種の技能資格証明書又は免許の写し
(4)　職務経歴書(最終学歴後すべての職歴)
(5)　退職時の証明書(退職歴がある場合)
(6)　業務あるいは通勤に車両を利用する場合には次に掲げる書類
(A) 運転免許証の写し
(B) 車検証の写し（マイカー通勤の場合）
(C) 自賠責保険、任意保険の保険証書の写し（マイカー通勤の場合）
(D) 運転記録証明書(過去5年)
(7)　健康診断書（選考日以前3ヶ月前に受診したもの）
(8)　入社誓約書
(9)　その他会社が必要とするもの

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第○条    (採用時の提出書類)
１．選考試験に合格し、採用された者は、採用の通知を受けた日から2週間以内（2週間以内に初出社の日が到来する場合は、初出社の日まで）に、次の書類を提出しなければならない。ただし、選考の際既に提出してあるものは、この限りではない。また、会社が特に必要が無いと認めた場合は、その一部を省略することができる。
(1)　住民票記載事項証明書
(2)　保証人連署の誓約書
(3)　身元保証書
(4)　扶養家族届、給与所得の扶養控除申告書
(5)　通勤に利用する交通機関と経路及び現住所の略図
(6)　年金手帳、雇用保険被保険者証(所持者のみ)
(7)　入社の年に給与所得のあった者は源泉徴収票
(8)　会社所定の人事記録書
(9)　マイカー通勤許可申請書兼誓約書（マイカー通勤の場合）
(10)　社有車運転誓約書（業務に車両を利用する場合）
(11)　その他会社が必要とする書類
２．前項の書類を所定の期日までに提出しなかった者は、採用の取消あるいは懲戒の規定を適用することがある。ただしやむを得ない事情があると会社が認めた場合はこの限りではない。

■リスク

1. パートタイム従業員から退職金を請求される。
2. パートタイム従業員から賞与を請求される。
3. パートタイム従業員が私傷病で長期休業する。
4. 正社員、契約社員、パートタイマー区別があいまいで誤解が生じる。
5. 「パートタイム従業員等の就業に関し別の定めをした‥」等と記載しているものの、パートタイム従業員用の就業規則、労働契約書、労働条件通知書などがない場合、正社員用の就業規則が適用されてしまうおそれがある。
6. 上記記載例以外にも、「パートタイム従業員等については、別に規則を定める」と記載している例も多いです。そして、ほとんどの場合、別に規則を定めていません。この場合、正社員用の就業規則が適用されてしまう可能性が高くなります。

■解説

１．無用なトラブルを避けるために、従業員の定義を記載しておくべきです。名
称・区分は決められているものではありませんので、それぞれの実態に合わせて、
決めてください。

２．適用の範囲は正規従業員に限定しておくのが無難です。慶弔休暇、賞与、退職金などをパートタイマー等の短時間労働者に適用するのは、中小企業ではー般的ではありません。とくに、退職金については額が大きいため、もめると裁判沙汰になってしまうこともあります。下記の対策済み記載例のように、「「退職金規程」を適用しない。」としておいたほうが良いでしょう。

３．パートタイム従業員等が多ければ、「パートタイマー就業規則」を作成したほうが良いでしょう。パートタイム従業員が少なければ、「個別の労働契約書でで適用する」と記載しておき、きちんと労働契約書を締結するようにしてください。

４．正社員とパートタイマーの労働条件の格差については、「同じ仕事をしていながら、臨時社員の賃金が同じ勤務年数の正社員の8割以下である」ことは違法であるとした判例がありますし、パートタイム労働法にもほぼ同様の規定（努力義務）がありますので注意が必要です。

■対策済み記載例
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第○条 (従業員の定義)
従業員を次のように区分する。
(1)正規従業員　　　　雇用期間を定めずに雇用した者
(2)契約従業員　　　　雇用期間を定めて雇用される者のうち、正規従業員と所
定労働時間が同じ者
(3)パートタイマー　　雇用期間を定めて雇用される者のうち、正規従業員より
所定労働時間が短い者
(4)嘱託　　　　　　　定年後、期間を定めて雇用する者(定年を超えた年齢で新たに雇用された者を含む)
(5)臨時従業員　　　　業務上臨時の必要により、2ヵ月以内の期間を定めて雇用する者

第○条 (適用の範囲)
1.この規則は、正規従業員に対して適用する。
2.契約従業員、パートタイマー、嘱託、臨時従業員については、労働条件の一部を別に「労働契約書」で定め、定めのない事項についてはこの規則を準用する。
3.契約従業員、パートタイマー、嘱託、臨時従業員については、「退職金規程」を適用しない。
4.労働基準法第41条に規定する監督もしくは管理の地位にある者または機密の事務を取り扱う者については労働時間、休憩、休日に関する規定は適用しない。